【山大の裏ワザ1】公式サークルの作り方

2016.11.26

あまり知られていない「大学でできること」を紹介する【山大の裏ワザ】コーナー

最近、筆者の周りで「新しいサークルを始めたい or 始めた」 という人が増えてきました。

さらに、natukusaのサイトの分析をしてみると、「大学 サークル 作り方」で検索している人が多数。

「これは需要があるのでは?」ということで・・・

今回は、人集めから書類の作成、運営手法まで「サークルの作り方」をご紹介します。

公式サークルについて

山形大学のサークルは、5人以上のメンバーと、顧問の先生がいれば設立することができます。4人以下の場合は、一般的に非公式サークルや愛好会、任意団体と呼ばれます。

5人そろったら後述する書類を提出するのですが、正式に公式サークルとして認められるのは、書類の提出から1年後です。その間に1回、公式サークルがサークル継続願を出すタイミングで活動報告を提出するので、それが公式化を認められるかどうかの判断基準になります。

メンバー集め

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サークルを設立したいと思った時にまず行うのは、メンバー集めです。(既に5人集まっている場合は読み飛ばしてOK)

名前だけ借りてとりあえずサークル化してしまうという方法もありますが、この方法はあまりオススメできません。提出書類の関係上、代表・副代表・会計と、サークル運営には最低でも3人はガッツリと関われる人が必要です。作ったけどすぐに潰れてしまった、ということがないように、最初にしっかりとサークルの雰囲気やイメージに合った人を集めておきましょう。

コツは、「こんなサークル作るんだけど興味ない?」 と声をかけるだけではなく、「第1回の活動がこの日にあるんだけど、参加or見学してみない?」と具体的な日程を提示することです。誘われた人のハードルがぐっとに下がります。愛好会として、2〜3人で定期的な活動を積み重ねておくのも効果的です。

顧問の先生探し

次に行うのは、顧問の先生の確保です。ここをハードルに感じてサークル化を断念する人は多いかもしれませんが、実はイメージほど難しくはありません。

先生方は基本的に学生の活動を応援してくれるので、授業でお世話になった先生や、学科の先生にお願いしてみると良いでしょう。その先生が顧問になってくれなくても、他の先生を紹介してくださる可能性がありあます。また、地域おこしや技術系のサークルなど、活動内容が専門分野に近い先生がいる場合、その先生に相談すれば活動を応援してくれる可能性がグッと高まります。

書類の作成

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ある程度メンバーが集まったら、「基盤教育棟1号館 小白川キャンパス事務部 学生課」の職員さんに声をかけて、申込みに必要な書類を手に入れましょう。その際に書類の記入の仕方や、公式サークル化までの流れを詳しく説明してくださるので、メモの用意などをしていくとよいです。

必要な書類は、

・サークル結成願
・部員名簿

の2つです。

部員名簿はメンバーの学部、学生番号、性別、氏名を書くだけですが、サークル結成願は記入項目がたくさんあります。後で「不足項目があった!」などということにならないように、わからないところがあればきちんと聞いておきましょう。

活動報告

結成してから最初の4月に活動報告を提出し、活動実態が確認できれば公式サークル化は完了です。

活動の証明には、議事録を提出したり、ブログのURLを伝えたりする方法が手軽にできておすすめです。部誌や制作物があるサークルはそれを提出したり、運動系は活動日誌を証明に使ったりするそうです。

補足情報

部員から部費を集めたり、活動によって売上があったりする場合は、入出金の管理に団体用の通帳をつくるとよいでしょう。サークル規約の提出をもって団体の実態を証明ができます。ネット上に情報量が多いゆうちょ銀行やネット銀行での開設がおすすめです。

部費が欲しくてサークル化する、という人はあまりいないと思いますが、新しいサークルが最初にもらえる部費は年間数千円なので、お金には期待しない方がいいです。大会で好成績を修めたり、継続的で質の高い活動が評価されると数年かけて徐々に額が増えていく場合はあるようです。

チラシの配布、ポスターの掲示については数年前に要件が緩和されて、1年間の申請中の期間であれば公式サークルと同等の基準で行えるようになりました。ただ、当然の事ながら「公式サークル」の表現は使えないので、メンバー集めに若干の不利があるかもしれません。

自分たちのサークルのWebサイトを持っている場合、申請すれば公式サイトに記載された団体名にリンクを貼ることが出来ます。山形大学に合格した高校生がこれからサイトを見てくれる可能性があるので、積極的に活用しましょう。

運営の手間が増えることについては、メンバーでちゃんと役割分担できていれば心配する必要はありません。ただ、団体の代表者が1人で全て行おうとすると、レポートやテストと提出期限が重なった時にどちらかがおろそかになる可能性が出てきます。

設備や運営の関係でメンバーを制限する場合など、公式サークルとすることがデメリットになることもあります。きちんとメンバーになれる基準やメンバーを増やせない事情などを明示するとトラブル防止になります。

おわりに

いかがでしたでしょうか?

趣味を楽しめる仲間を増やしたい。一緒にひとつの目標に向かって頑張れるメンバーを集めたい。そんな、サークルの設立を考えている人にとってこの記事が参考になれば幸いです。

ライター : たーかぎー

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たーかぎー
今しかできないことを、最高の仲間と。

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