【まとめ】幹事必見 ! 絶対に成功する 花見の企画・運営のコツ

2016.4.14

「いままでやったことのない花見の幹事になってしまった…… !  」というそこのあなた !  もう心配はいりません。

花見幹事を数えること10回、「花見マスター」と呼ばれた私の、花見準備のノウハウを凝縮したこのページにたどり着いたからには!

「準備が9割を占める」と(一部で)言われている花見の運営の成否。

この記事を参考にして、花見の完璧な成功を収め、サークルのメンバーに一目置かれる存在になりましょう !!

はじめに

幹事になったらやることは、

①仲間を集める

②分担を決める

③指示を出す

④進捗を確認する

これだけです。幹事というと何でもやらなければいけないと思いがちですが、幹事の一番重要な役割は、タスクを振り分け、メンバーの協力を引き出すことです。気軽に行きましょう。

①仲間を集める

花見の準備でやることは、多岐に渡ります。これらを一人でやることは、まず不可能です。

そんな時は、サークルのメンバーに協力を仰いでみましょう。

メンバーがやりたくないのは、花見の幹事であって、花見の準備そのものではないのです。

②分担を決める

仲間が集まったら、分担を決めましょう。

・買い物班

・場所取り班

・案内班

この3つは必須ですね。

サークルによってはレクリエーション班が追加されるかもしれません。

③指示を出す

班の割り振りが終わったら、各班に指示を出しましょう。

例年の流れが確立しているなら、それを踏まえてもいいですし、年によってばらばらなら、今年はどうするか決めるところからお願いします。

ここで大事なのは、期限を設定することです。何日までにここまで確定させる、という認識を共有すると、問題点が早いうちに洗い出され、スムーズに当日を迎えることができます。

④進捗を確認する

指示は出しっ放しにするのではなく、逐一進み具合を確認します。遅れがちな班があれば、フォローをきちんとしましょう。人員を再配置してもいいですし、自分が出向いてもいいです。自分の仕事を減らしておいたのがここで活きます。

買い物班のポイント

Q. ブルーシートの大きさは、どれくらいがいいの?

買うべきブルーシートの面積は、1人1平方メートルを想定する人数で掛ければ簡単に算出できます。人数が予想できないときは、大きめのものを買っておきましょう。二つ折りにすると座り心地が良くなります。

Q. オードブルどこで買えばいいの?

オードブルは、マックスバリュやヤマザワで事前予約ができます。予算に応じて作り分けてくれたり、中身のリクエストで融通が利くことが多いです。

また、ほっともっとでも花見用のオードブルを取り扱っています。こちらは、チラシで事前に中身が確認できるので安心ですね。

どちらも事前予約を忘れずに!

Q. 集金は、どうすればいいの?

事前に集金しておくパターンと、当日集金するパターンがあります。

人数が少ない場合、1人のドタキャンで収支が狂うことが多いので、事前に集めてしまいましょう。
オードブルの予約が取り消せないから返金はできない、という旨を事前に伝えておくとトラブル防止なります。

当日集金は、赤字になるリスクが多少ありますが、追加徴収の可能性を事前に言っておいたり、多めに集めて余った分を返金なり次回のイベントに繰り越すなり積み立てて部費の一部にするなりすると良いと思います。これも事前に相談しておくといいでしょう。

場所取り班のポイント

Q. おすすめの花見スポットは?

言わずもがな「霞城公園」。近くて便利「馬見ヶ崎川」。この辺りが大学から歩いていける花見スポットですね。

霞城公園は敷地が広くて、一等地を狙わなければ場所取りは比較的簡単です。

馬見ヶ崎川は学校近くで便利なのですが、毎年場所取り激戦地です。また、風が強くなりやすいので、防寒対策や強風対策をしておくといいでしょう。

Q. 場所取りは、何人ですればいいの?

山形は優しい人が多いので、人数が少ないと場所取りに不利、ということはありません。ただ、その場に誰もいなくなるのはマズいので、2人はいた方がいいでしょう。

人数が多いほど、寒い朝になってもお互い身を寄せ合って乗り切ることができます。場所取りを乗り切ったメンバーは、ある種の一体感みたいなのを味わいますね。

年によって何時から場所が埋まってくるかはまちまちですが、9時くらいにはほとんどの団体が場所を確保し終わるイメージです。

案内班のポイント

Q. 集合場所はどこがいい?

集合場所は、学校の正門前が多数派です。人数が多かったり、通いの人や地元民が霞城公園に行く場合などは、駅前集合のグループを作ってもいいかもしれません。

Q. 移動中気をつけることは?

車で移動する、というサークルもあるかもしれませんが、たいていは徒歩での移動になると思います。案内に支障がなければ自転車の人は先に行ってもいいでしょう。全員徒歩で行くことになっても、自転車を押す人がいると荷物を運ぶ時に便利です。

新入生+先輩の一部、という集団になると思いますが、ここで先輩は新入生と積極的に話そうとするのではなく、新入生同士の会話を盛り上げる役になった方がいいかもしれません。これから一番密にコミュニケーションをとっていくのは先輩と後輩というよりは同学年同士でしょうから。なかなか話に混ざれない新入生がいればフォローする、程度のスタンスでいきましょう。

雨天時の対応

Q. 当日連絡はどうする?

意外と忘れがちなのが、通いの人の視点です。近くに住んでいれば中止の連絡は直前でもいいのですが、集合時間の何時間も前に家を出る人もいるのです。(私は一度、これで失敗しています)

中止の場合は何時までに知りたいのか、メンバー1人1人に確認しておきましょう。

Q 雨天時の代替法は?

いちばん厄介なのがこの対処法です。雨天といっても小雨の場合と暴風雨で違ってきますし、天気予報が外れることも。数日前から当日の雨天が確実で延期したこともありますし、急な雨で強行したこともあります。正直言って、天候は運に任せる、ということが多いです。

いちばん気にしなければいけないのが、オードブルの注文でしょう。

前日まではキャンセルできることが多いですが、当日は難しいので、私は、雨天時は屋内でもできる計画を並行して立てることが多いです。

具体的にいうと、持ち込みができるカラオケボックスに行くのです。

そうすると、オードブルを食べながらカラオケを楽しめます。大人数でのカラオケは、適当にみんなが知っていそうな曲をいれて、マイクを数個ぐるぐる回しながら歌う方式でいったら割と上手くいきました。

そこを数時間で切り上げて、2次会的にボウリングに行くのもおすすめです。ランダムに4人ずつチームに分かれて、初対面でもスコアの話で場を繋げられるので、会話が途絶えないかヒヤヒヤすることもなく適度に交流することができます。

お花見を盛り上げるコツ

予算は200〜300円。人数を把握したり、事前に食品を用意する必要もなし。でも、当日はすごく盛り上がる。そんな花見開催の方法があるのを知っていますか?

私はこれを発明したサークルの先輩に敬意を払って、ビブリオ式と呼んでいます。

この方式はいたって簡単。

参加費を安くする代わりに、1人一品持って来てくださいとメンバーに言うだけです。

こうすると、当日の飛び入り参加を気にする必要が全くなくなります。

そして、数人はロシアンおにぎりとか、飲むティラミスとか、ハイクオリティサンドイッチとパン耳ラスクとか、個性が前面に出た品を持ってくるので、場がすごく盛り上がります。

準備も楽ができて一石二鳥ゲフンゲフン……。とにかくおすすめの方式です !

その他

分からなかったら、先輩に聞きましょう。後輩に頼られて悪い思いをする人はいません。

勧誘で使った看板などがあれば持っていくと良いです。途中で合流する人も、これで迷いません。

お金に余裕があるなら、梱包材(プチプチ)を買うのもアリです。ブルーシートの下に敷くと、座り心地が段違いです。

最後に

面倒がらずに、全力でやると、必ず周りの人は認めてくれます。また、メンバーのタスク管理などの花見幹事の経験は、そのまま、社会に出た時に役に立つスキルになります。

自分の可能性を広げるチャンスと捉えて、楽しく幹事をしちゃいましょう !

この記事を書いた人
たーかぎー
今しかできないことを、最高の仲間と。

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